ISMS

Gestion des contacts

Déterminez qui est responsable de quoi en matière de traitements et de confidentialité. Vous et vos collègues obtenez ainsi en un coup d’œil une vue d’ensemble des responsables impliqués, et vous pouvez facilement déléguer la demande d’informations et la saisie de données.

Détails du contact

Chaque contact s’ouvre dans une vue détaillée avec des onglets. Ainsi, vous voyez sur un seul écran non seulement les données, mais aussi tout ce à quoi cette personne est liée au sein du système de gestion.

CONTACT
SYSTÈME INFRA
SYSTÈMES D'INFORMATION
PROCESSUS MÉTIER
TÂCHES
Données de base, rôle et intitulé de poste interne du contact.
Infrastructure dont cette personne est responsable ou à laquelle elle a accès.
Applications et systèmes liés à ce contact.
Processus dans lesquels cette personne a un rôle ou une responsabilité.
Tâches en cours et actions assignées à cette personne.

Rôle versus intitulé de poste interne

L’outil fonctionne selon un flux de travail basé sur les rôles. C’est pourquoi vous distinguez deux champs pour chaque contact :
Rôle

Pilote le flux de travail

Un rôle fixe et prédéfini qui détermine les tâches, les notifications et les autorisations qu’une personne reçoit au sein de l’outil.

Par ex. Privacy Officer — choisissez dans la liste des rôles fixes

Intitulé de poste interne

À remplir vous-même

Un champ de texte libre avec l’intitulé du poste tel que les collègues le connaissent en dehors de l’outil, afin que les contacts se reconnaissent entre eux.
Par ex. Responsable des Opérations — champ libre

Voici à quoi ressemble l'aperçu

Une capture d’écran de l’aperçu des contacts : tous les contacts avec leur rôle, intitulé de poste interne, organisation et pouvoir de signature dans une seule liste.

Rôles disponibles

Cliquez sur un rôle pour une brève explication des responsabilités.
Chief Information Officer (CIO)+

Adviseert de directie over strategische keuzes rond de informatica-infrastructuur en vertaalt deze naar actieplannen, waarvan de voortgang wordt bewaakt.

ICT Manager+

Stuurt de ICT-medewerkers aan en vertaalt tussen business en IT. Vooral gericht op kortetermijnoplossingen, zoals de helpdesk en nieuwe ICT-infrastructuur.

Chief Information Security Officer (CISO)+

Senior bestuurslid, verantwoordelijk voor beleidsdocumenten rond informatiebeveiliging, zoals het disaster-recovery- en business-continuityplan.

Privacy Officer+

Vervult een adviserende rol vergelijkbaar met de FG, maar rapporteert niet aan de Autoriteit Persoonsgegevens, staat niet openbaar geregistreerd en heeft geen wettelijke ontslagbescherming. Hoeft niet onafhankelijk te zijn en beschikt over expertise in privacywetgeving en praktische gegevensbescherming.

Privacy Bewaker+

Ziet toe op naleving van privacywet- en regelgeving en rapporteert aan de Privacy Officer of FG. Handig bij meerdere vestigingen: per vestiging kan één of meer privacy bewakers worden aangesteld.

Compliance Officer+

Ziet erop toe dat alle bedrijfsprocessen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving — breder dan alleen de AVG — en is verantwoordelijk voor naleving van alle relevante branchewetgeving.

Directie+

Eindverantwoordelijk voor de organisatie als geheel, inclusief de strategische keuzes rond privacy en gegevensbescherming.

Functionaris Gegevensbescherming (FG) / Data Protection Officer+

Toezichthouder met adviserende rol die rapporteert aan de Autoriteit Persoonsgegevens en wettelijke ontslagbescherming geniet. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet een FG beschikken over:

  • Kennis van nationale en Europese privacywet- en regelgeving
  • Begrip van de gegevensverwerkingen binnen de organisatie
  • Begrip van IT en informatiebeveiliging
  • Kennis van de organisatie en de sector
  • Vaardigheid om een cultuur van gegevensbescherming te ontwikkelen

Het vereiste kennisniveau hangt af van de aard en omvang van de gegevensverwerkingen: hoe meer gevoelige gegevens, hoe meer expertise en ondersteuning nodig is.

Proceseigenaar+

Verantwoordelijk voor een specifiek proces, bepaalt hiervoor de doelstelling en middelen, en is aanspreekpunt voor iedereen die binnen dat proces verwerkingen uitvoert.

Overig+

Voor contactpersonen die geen van de bovenstaande rollen vervullen, maar wel relevant zijn om vast te leggen.

Pouvoir de signature

Une propriété distincte que vous pouvez définir par contact, indépendamment du rôle.

Marquer les contacts comme ayant le pouvoir de signature

Les contacts que vous marquez comme ayant le pouvoir de signature peuvent signer numériquement sur ordinateur ou téléphone portable lors de la création automatique d’un accord de sous-traitance — sans intervention de papier ou de procédures de signature manuelles.

Questions sur la gestion des contacts

N’hésitez pas à nous contacter.